구글시트나 엑셀에서 조건에 따라 다른 값을 표시하려면 가장 먼저 사용하는 함수가 IF 함수입니다. 셀이 비어 있으면 빈칸으로 두거나, 점수에 따라 합격·불합격을 표시하고, 출퇴근 시간이 모두 입력됐을 때만 근무시간을 계산하는 식으로 활용할 수 있습니다.
이번 글에서는 구글시트·엑셀 IF 함수의 기본 문법부터 AND·OR 함수와 함께 여러 조건을 처리하는 방법, 실제 근태관리 수식에 적용하는 예제까지 살펴봅니다.
IF 함수 기본 사용법
IF 함수는 조건을 확인한 뒤 결과에 따라 서로 다른 값을 표시하는 함수입니다. 기본 구조는 아래와 같습니다.
=IF(조건, 참일 때 값, 거짓일 때 값)조건 자리에는 숫자의 크기를 비교하거나 특정 값과 같은지 확인하는 식을 넣습니다. 조건이 참일 때 표시할 값과 거짓일 때 표시할 값을 각각 지정하면 됩니다.
예를 들어 점수가 60점 이상이면 '합격', 그렇지 않으면 '불합격'을 표시하려면 아래처럼 사용할 수 있습니다.
=IF(A2>=60,"합격","불합격")A2 셀의 값이 60 이상이면 합격, 60보다 작으면 불합격이 표시됩니다.
빈 셀일 때 결과를 표시하지 않는 방법
실무에서는 합격·불합격처럼 결과를 구분하는 것뿐 아니라 입력값이 없을 때 빈칸으로 처리하는 용도로 IF 함수를 자주 사용합니다.
아직 데이터가 입력되지 않은 상태에서 계산식을 실행하면 수식에 따라 오류가 발생하거나 0처럼 원하지 않는 결과가 표시될 수 있습니다. 이럴 때는 먼저 셀이 비어 있는지 확인한 뒤 계산하도록 만들 수 있습니다.
=IF(B2="","",A2+B2)
위 수식은 B2 셀이 비어 있으면 아무것도 표시하지 않고, 값이 입력되어 있으면 A2+B2를 계산합니다.
근태관리표나 거래명세서처럼 빈 행에도 수식을 미리 입력해 두는 양식에서는 이런 방식으로 입력 여부를 먼저 확인하면 결과 화면을 깔끔하게 유지할 수 있습니다.
IF 함수와 OR·AND 함수 함께 사용하기
조건이 하나가 아니라 여러 개인 경우에는 IF 함수 안에 OR 또는 AND 함수를 함께 사용할 수 있습니다.
- OR : 여러 조건 중 하나라도 참이면 TRUE
- AND : 모든 조건이 참이어야 TRUE
OR 함수로 여러 조건 중 하나라도 확인하기
예를 들어 출근시간이나 퇴근시간 중 하나라도 입력되지 않았다면 근무시간을 계산하지 않도록 만들 수 있습니다.
=IF(OR(C5="",D5=""),"",(D5-C5)*24)출근시간이 입력된 C5 또는 퇴근시간이 입력된 D5 중 하나라도 비어 있으면 빈칸을 표시합니다. 두 셀에 모두 시간이 입력되어 있을 때만 근무시간을 계산합니다.
AND 함수로 모든 조건이 맞는지 확인하기
AND 함수는 여러 조건을 모두 만족하는 경우에만 결과를 표시하고 싶을 때 사용합니다.
예를 들어 출근시간이 입력되어 있고, 동시에 휴가를 사용하지 않은 날에만 '계산'이라는 문구를 표시하려면 아래처럼 작성할 수 있습니다.
=IF(AND(C5<>"",I5="없음"),"계산","")C5 셀에 출근시간이 입력되어 있고 I5 셀의 값이 '없음'일 때만 계산이라는 문구가 표시됩니다. 두 조건 중 하나라도 맞지 않으면 빈칸으로 남습니다.
근태관리 양식에서는 이렇게 사용했습니다
IF 함수와 OR 함수는 실제 근태관리 양식에서 출퇴근 시간과 휴가 여부를 함께 확인할 때 활용할 수 있습니다.
=IF(OR(I5<>"없음",C5="",D5=""),"",MAX(0,(D5-C5)*24-E5))수식이 길어 보이지만 각각의 조건을 나눠 보면 구조는 단순합니다.
I5<>"없음": 휴가가 있는지 확인C5="": 출근시간이 비어 있는지 확인D5="": 퇴근시간이 비어 있는지 확인
OR 함수 안의 조건 중 하나라도 해당되면 IF 함수는 빈칸("")을 표시합니다. 즉 휴가가 있거나 출근시간·퇴근시간 중 하나가 입력되지 않은 경우에는 근무시간을 계산하지 않습니다.
세 조건에 모두 해당하지 않는 경우에는 아래 계산식이 실행됩니다.
MAX(0,(D5-C5)*24-E5)
퇴근시간에서 출근시간을 뺀 뒤 24를 곱해 시간 단위로 변환하고, 휴게시간이 입력된 E5를 제외합니다. MAX 함수는 계산 결과가 0보다 작아지는 경우 0으로 처리하도록 넣은 부분입니다.
이처럼 근무시간 계산식 앞에 IF와 OR 조건을 추가하면 휴가나 미입력 상태처럼 계산에서 제외해야 하는 상황을 함께 처리할 수 있습니다.
IF 함수를 사용할 때 자주 하는 실수
결과 텍스트에 큰따옴표를 넣지 않은 경우
수식 안에서 문자를 결과로 표시할 때는 큰따옴표로 감싸야 합니다.
예를 들어 '정상'이나 '지각'을 표시하려면 "정상", "지각"처럼 입력해야 합니다. 아무것도 표시하지 않는 빈칸은 ""로 작성합니다.
빈 셀 처리를 하지 않은 경우
수식을 여러 행에 미리 입력해 두는 양식에서는 아직 값이 입력되지 않은 행까지 계산될 수 있습니다. 이 경우 오류나 0처럼 필요 없는 결과가 표시될 수 있습니다.
입력 여부를 먼저 확인해야 하는 양식이라면 아래처럼 IF 함수로 빈 셀을 확인한 뒤 실제 계산식을 실행하는 구조를 사용할 수 있습니다.
=IF(B2="","",계산식)AND와 OR의 조건을 반대로 사용한 경우
여러 조건 중 하나만 만족해도 되는 경우에는 OR, 모든 조건을 동시에 만족해야 하는 경우에는 AND를 사용합니다.
예를 들어 출근시간과 퇴근시간 중 하나라도 비어 있으면 계산하지 않는 조건에는 OR이 맞습니다. 반대로 출근시간이 입력되어 있고 휴가도 없어야 한다는 것처럼 두 조건을 모두 만족해야 하는 경우에는 AND가 적합합니다.
IF 함수는 실무에서 어떻게 활용할 수 있을까?
IF 함수는 단순히 합격·불합격을 표시하는 데서 끝나지 않고, 입력 여부 확인이나 예외 처리, 여러 조건에 따른 계산까지 폭넓게 활용할 수 있습니다.
특히 근태관리, 거래명세서, 일정표처럼 여러 사람이 데이터를 입력하거나 빈 행에 수식을 미리 적용해 두는 양식에서는 AND·OR 함수와 함께 사용하면 조건별 계산을 한 번에 처리하기 좋습니다.
실제 근태관리 양식과 근무시간 계산식이 궁금하다면 아래 글에서 수식 구성과 무료 양식을 함께 확인할 수 있습니다.
IF 함수를 실제 근무시간 계산에 어떻게 적용하는지 궁금하다면 아래 예제를 이어서 확인할 수 있습니다. 출퇴근 시간에 따른 계산식과 이를 적용한 근태관리 양식을 각각 정리했습니다.
