엑셀에서 표나 양식을 인쇄할 때는 무조건 한 페이지에 맞추는 것이 정답은 아닙니다. 견적서나 발주서처럼 한 장으로 사용하는 문서는 A4 한 페이지에 맞춰 출력하는 것이 편하지만, 재고관리표나 매출내역처럼 행이 계속 늘어나는 표는 가로 폭만 한 페이지에 맞추고 세로는 여러 페이지로 출력하는 편이 읽기 좋습니다.
엑셀 인쇄 설정은 표의 크기와 용도에 맞춰 페이지 수를 정하는 것이 핵심입니다.
한 장짜리 양식은 전체 시트를 한 페이지에 맞추고, 행이 긴 표는 모든 열만 한 페이지 폭에 맞추면 글씨가 지나치게 작아지는 것을 줄일 수 있습니다.
처음 설정한다면 파일 → 인쇄에서 실제 출력 미리보기를 먼저 확인하는 것이 가장 쉽습니다. 페이지가 너무 많거나 표가 잘려 보일 때 인쇄 영역, 용지 방향, 배율과 페이지 나누기를 차례대로 조정하면 됩니다.
먼저 지금 출력하려는 표가 한 장짜리 문서인지, 데이터가 계속 이어지는 여러 페이지 표인지부터 구분해 보겠습니다.
엑셀 인쇄 설정, 먼저 표 유형부터 확인
같은 A4 용지를 사용하더라도 문서 형태에 따라 적합한 인쇄 방법은 다릅니다. 한 장짜리 양식과 행이 계속 추가되는 관리표를 같은 방식으로 축소하면 긴 표는 내용을 읽기 어려울 정도로 작아질 수 있습니다.
| 표 유형 | 추천 설정 |
|---|---|
| 견적서·발주서·신청서 | 한 페이지에 시트 맞추기 |
| 재고관리표·매출내역 | 한 페이지에 모든 열 맞추기 |
| 열이 많은 표 | 가로 방향 또는 모든 열 맞추기 |
| 일부 범위만 출력 | 인쇄 영역 설정 |
| 여러 페이지 표 | 페이지 나누기와 제목 행 반복 확인 |
처음부터 배율을 크게 줄이기보다 실제 출력해야 할 범위와 표의 가로·세로 길이를 확인한 뒤 적합한 방법을 선택하는 것이 좋습니다.
A4 인쇄 전 기본 설정
페이지 수를 조정하기 전에 먼저 인쇄할 범위와 용지 크기, 세로·가로 방향과 여백을 확인합니다. 기본 설정이 맞지 않으면 배율을 조정해도 표가 지나치게 작아지거나 불필요한 페이지가 생길 수 있습니다.
Excel에서는 페이지 레이아웃 탭에서 기본 설정을 할 수 있고, 조금 더 세부적인 설정은 페이지 설정 대화 상자에서 확인할 수 있습니다.
인쇄할 범위 지정하기
워크시트 전체가 아니라 필요한 표나 양식만 출력하려면 먼저 인쇄할 셀 범위를 선택한 뒤 인쇄 영역을 지정합니다.
- 인쇄할 셀 범위를 드래그해 선택합니다.
- 페이지 레이아웃 탭을 클릭합니다.
- 인쇄 영역을 클릭합니다.
- 인쇄 영역 설정을 선택합니다.
인쇄 영역이 설정되면 선택한 범위를 기준으로 출력됩니다. 표 오른쪽이나 아래쪽에 계산용 데이터나 메모가 있다면 필요하지 않은 부분까지 인쇄 범위에 포함되지 않았는지 확인합니다.
출력 범위를 정한 뒤에는 파일 → 인쇄를 열어 실제로 선택한 범위만 미리보기에 표시되는지 확인하면 됩니다.
A4 용지와 세로·가로 방향 정하기
일반적인 업무 양식을 A4로 출력한다면 페이지 레이아웃 → 크기 → A4를 선택합니다.
견적서나 신청서처럼 열이 많지 않은 문서는 세로 방향이 자연스러운 경우가 많고, 열이 많은 관리표는 가로 방향으로 바꾸면 표를 지나치게 축소하지 않고 출력하기 쉽습니다.
용지 방향은 페이지 레이아웃 → 용지 방향 → 세로 또는 가로에서 변경할 수 있습니다.
페이지 설정 창 여는 방법
용지, 배율, 여백이나 반복할 행처럼 조금 더 세부적인 설정을 하려면 페이지 설정 대화 상자를 사용할 수 있습니다. 처음 사용하는 경우에는 이 창을 어디에서 여는지 찾기 어려울 수 있습니다.
페이지 설정 창은 크게 두 가지 방법으로 열 수 있습니다.
- 파일 → 인쇄 화면에서 아래쪽의 페이지 설정을 클릭합니다.
- 페이지 레이아웃 탭의 페이지 설정 그룹 오른쪽 아래에 있는 작은 대화 상자 실행 아이콘을 클릭합니다.
페이지 레이아웃에서 찾는다면 여백·용지 방향·크기·인쇄 영역·나누기·배경·인쇄 제목이 있는 페이지 설정 그룹의 오른쪽 아래 작은 아이콘을 확인하면 됩니다.
처음 설정한다면 인쇄 미리보기에서 결과를 보면서 조정하는 방법이 이해하기 쉽고, 세부 값을 직접 변경해야 할 때 페이지 설정 창을 함께 사용하면 편합니다.
여백과 페이지 위치 조정하기
표가 A4 안에는 들어오지만 한쪽으로 치우쳐 보이거나 아주 조금만 다음 페이지로 넘어간다면 여백도 확인합니다.
페이지 레이아웃 → 여백에서 기본 여백을 선택하거나 사용자 지정 여백을 열어 직접 조정할 수 있습니다. 페이지 설정 대화 상자의 여백 탭에서도 세부 값을 조정할 수 있습니다.
다만 여백을 지나치게 줄이면 사용하는 프린터의 실제 인쇄 가능 영역과 맞지 않을 수 있으므로 마지막에는 반드시 인쇄 미리보기에서 결과를 확인하는 것이 좋습니다.
한 페이지와 여러 페이지로 맞추는 방법
기본 설정을 마쳤다면 이제 문서가 몇 페이지로 출력될지 조정합니다. 초보자라면 페이지 설정 창에서 숫자를 직접 입력하기보다 파일 → 인쇄 화면의 배율 메뉴를 이용하는 방법이 가장 간단합니다.
인쇄 설정 아래쪽의 배율 메뉴를 열면 현재 크기로 출력하거나 시트 전체, 열 또는 행을 한 페이지에 맞추는 옵션을 선택할 수 있습니다.
한 장짜리 양식은 한 페이지에 맞추기
견적서나 발주서처럼 원래 한 장으로 사용하는 양식이 두 페이지로 나뉜다면 파일 → 인쇄에서 배율 메뉴를 열고 한 페이지에 시트 맞추기를 선택합니다.
이 옵션을 선택하면 시트의 가로와 세로 내용을 모두 한 페이지 안에 들어가도록 크기를 줄여 출력합니다. 따라서 원래 한 장으로 사용해야 하는 서식에 적합합니다.
다만 시트에 내용이 너무 많으면 한 장에 넣기 위해 글씨와 셀이 크게 축소될 수 있습니다. 미리보기에서 읽기 어려울 정도로 작다면 여러 페이지로 출력하는 방법을 사용하는 편이 낫습니다.
특히 재고나 매출 내역처럼 아래쪽으로 행이 계속 늘어나는 표는 세로까지 한 페이지로 줄이지 않는 것이 중요합니다.
행이 많은 표는 모든 열만 한 페이지에 맞추기
재고관리표나 매출내역처럼 행이 계속 추가되는 표라면 한 페이지에 시트 맞추기보다 한 페이지에 모든 열 맞추기를 사용하는 것이 실용적인 경우가 많습니다.
이 옵션은 표의 가로 폭을 한 페이지에 들어오도록 맞추면서 세로 방향의 행은 필요한 만큼 다음 페이지로 이어서 출력합니다.
| 배율 옵션 | 출력 방식 | 추천 상황 |
|---|---|---|
| 현재 설정된 용지 | 현재 크기를 기준으로 출력 | 별도 축소가 필요하지 않을 때 |
| 한 페이지에 시트 맞추기 | 시트 전체를 한 페이지에 맞춤 | 견적서·발주서 같은 한 장짜리 양식 |
| 한 페이지에 모든 열 맞추기 | 가로 폭만 한 페이지에 맞춤 | 행이 긴 재고·매출·거래내역 |
| 한 페이지에 모든 행 맞추기 | 세로 높이만 한 페이지에 맞춤 | 세로 길이를 제한해야 하는 표 |
예를 들어 100행짜리 관리표를 전체 한 페이지로 맞추면 글씨가 너무 작아질 수 있지만, 모든 열만 한 페이지에 맞추면 가로 폭은 정리하면서 행은 여러 장에 나누어 읽기 좋은 크기로 출력할 수 있습니다.
사용자 지정 배율이 필요한 경우
기본 배율 옵션만으로 원하는 출력 결과가 나오지 않는다면 배율 메뉴 아래쪽의 사용자 지정 배율 옵션을 사용할 수 있습니다.
이 메뉴를 선택하면 페이지 설정 창에서 배율이나 페이지 수를 더 세부적으로 조정할 수 있습니다.
초보자라면 처음부터 배율 값을 직접 지정하기보다 먼저 한 페이지에 시트 맞추기 또는 한 페이지에 모든 열 맞추기를 적용한 뒤 미리보기 결과를 확인하는 편이 쉽습니다.
한 페이지에 맞췄는데 글씨가 너무 작을 때
한 페이지에 시트 맞추기를 선택했는데 글씨가 지나치게 작아졌다면 해당 표가 실제로 한 장에 들어가야 하는지부터 다시 확인합니다.
행이 많은 표라면 한 페이지에 모든 열 맞추기로 변경하고, 열이 많은 표라면 가로 방향을 사용하는 방법도 함께 검토합니다. 불필요하게 넓은 열이 있다면 열 너비를 줄이는 것도 도움이 됩니다.
여러 페이지 인쇄를 보기 좋게 설정하는 방법
행이 많은 표를 여러 페이지로 출력할 때는 몇 장으로 나뉘는지만 확인하는 것으로 끝나지 않습니다. 페이지가 어디에서 끊기는지와 두 번째 페이지 이후에도 열 제목을 확인할 수 있는지도 함께 살펴봐야 합니다.
Excel에서는 페이지 나누기 미리 보기를 이용해 출력 경계를 확인하고, 필요하면 특정 위치에서 새 페이지가 시작되도록 조정할 수 있습니다.
페이지 나누기 위치 확인하기
보기 → 페이지 나누기 미리 보기를 선택하면 시트가 실제 인쇄 시 몇 페이지로 나뉘는지 화면에서 확인할 수 있습니다.
페이지마다 큰 숫자가 표시되고, 페이지 경계선이 나타나기 때문에 어느 열이나 행에서 다음 페이지로 넘어가는지 쉽게 확인할 수 있습니다.
페이지가 애매한 위치에서 끊긴다면 페이지 경계선을 확인하면서 표 구조에 맞는 위치로 조정할 수 있습니다.
원하는 위치에서 페이지 나누기
특정 행이나 열에서 다음 페이지를 시작하려면 페이지가 나뉘어야 할 위치를 선택한 뒤 페이지 레이아웃 → 나누기 메뉴에서 페이지 나누기를 설정할 수 있습니다.
예를 들어 월별 내역이라면 새로운 달이 시작되는 위치에서 페이지를 나누면 출력물을 확인할 때 구간을 구분하기 쉬워집니다.
각 페이지에 제목 행 반복하기
표가 두 장 이상으로 출력될 때 두 번째 페이지부터 열 제목이 사라지면 각 숫자가 어떤 항목인지 확인하기 어렵습니다.
이럴 때는 페이지 레이아웃 → 인쇄 제목을 이용해 제목 행을 모든 페이지 위쪽에 반복해서 출력할 수 있습니다.
- 페이지 레이아웃 → 인쇄 제목을 클릭합니다.
- 페이지 설정의 시트 탭을 확인합니다.
- 맨 위에 반복할 행에 제목이 있는 행을 지정합니다.
- 필요하면 왼쪽에서 반복할 열도 지정합니다.
예를 들어 열 제목이 5행에 있다면 해당 행을 반복하도록 지정해 두 번째 페이지 이후에도 같은 제목이 보이게 할 수 있습니다.
엑셀 인쇄가 잘리거나 빈 페이지가 생길 때
설정을 마쳤는데도 오른쪽 열이 다음 페이지로 넘어가거나 마지막 몇 행만 별도의 페이지에 출력되는 경우가 있습니다. 빈 페이지가 추가되거나 한 페이지 맞춤 후 글씨가 너무 작게 보이는 문제도 생길 수 있습니다.
이럴 때는 배율만 계속 줄이기보다 인쇄 영역, 용지 방향, 여백과 페이지 나누기를 순서대로 확인하는 것이 좋습니다.
오른쪽 열이 다음 페이지로 넘어갈 때
표의 마지막 한두 열만 다음 페이지로 넘어간다면 먼저 한 페이지에 모든 열 맞추기를 사용해 봅니다.
그래도 표가 지나치게 작다면 가로 방향으로 변경하거나, 불필요하게 넓은 열의 너비를 조금 줄이는 방법을 함께 검토합니다.
마지막 몇 행만 다음 페이지로 넘어갈 때
한두 행만 두 번째 페이지로 넘어간다면 무조건 전체 시트를 한 페이지에 맞추기보다 여백과 행 높이, 인쇄 영역을 먼저 확인합니다.
조금만 조정해도 원래 글자 크기를 크게 줄이지 않고 한 장에 들어가는 경우가 있습니다.
빈 페이지가 함께 출력될 때
빈 페이지가 생기면 인쇄 영역이나 페이지 나누기 위치를 확인합니다. 필요하지 않은 셀이 출력 범위에 포함되어 있거나 수동으로 설정한 페이지 나누기가 남아 있지 않은지도 확인합니다.
Excel뿐 아니라 Google Sheets에서도 A4 용지와 방향, 배율과 페이지 나누기 등을 조정할 수 있습니다. 다만 메뉴 위치와 설정 방식은 다르므로 별도로 확인하는 것이 좋습니다.
Google Sheets에서 인쇄 설정하기
Google Sheets에서는 상단 메뉴에서 파일 → 인쇄를 선택하면 별도의 인쇄 설정 화면으로 이동합니다.
이 화면에서 출력할 범위와 용지 크기, 방향, 배율과 여백 등을 조정할 수 있습니다. Excel에서 사용하던 인쇄 설정을 그대로 찾기보다 Google Sheets의 인쇄 화면에서 다시 설정하는 방식으로 접근하면 됩니다.
출력 범위와 기본 설정 확인하기
현재 시트 전체가 아니라 일부 범위만 출력하려면 먼저 필요한 셀을 선택한 뒤 인쇄 화면에서 선택한 셀을 기준으로 출력할 수 있습니다.
일반적인 문서라면 용지 크기는 A4를 선택하고, 표 구조에 따라 세로 또는 가로 방향을 지정합니다.
비율은 표 크기에 따라 조정합니다. 한 페이지에 무리 없이 들어가는 작은 표라면 100%로 사용할 수 있고, 열이 많아 오른쪽이 잘리면 너비에 맞춤 같은 옵션을 사용할 수 있습니다.
여백은 기본값으로 먼저 확인한 뒤, 공간을 조금 더 확보해야 하면 좁게 또는 맞춤 여백으로 조정하면 됩니다.
페이지 나누기 조정하기
페이지가 원하는 위치에서 나뉘지 않는다면 인쇄 설정 화면의 맞춤 페이지 나누기 설정을 이용해 페이지 경계를 조정할 수 있습니다.
여러 페이지에 제목 행 반복하기
여러 페이지에 제목 행을 반복해야 한다면 먼저 시트에서 제목 행을 고정한 뒤 인쇄 설정에서 고정된 행을 반복하도록 설정할 수 있습니다.
Excel 파일을 Google Sheets로 불러와 사용하는 경우에는 Excel에서 맞춘 페이지 구성이 그대로 유지된다고 가정하지 말고 Google Sheets의 인쇄 화면에서 다시 확인하는 것이 좋습니다.
인쇄 설정을 마친 뒤에는 반드시 미리보기를 확인합니다.
페이지 수뿐 아니라 글자 크기, 잘리는 셀, 제목 행과 합계 영역까지 자연스럽게 출력되는지 확인하는 것이 좋습니다.
한 장짜리 견적서나 발주서는 한 페이지에 시트 맞추기, 재고관리표나 매출관리표처럼 행이 계속 늘어나는 표는 한 페이지에 모든 열 맞추기를 우선 확인하면 됩니다.
수량과 단가로 공급가액과 부가세·총합계를 자동계산하는 견적서를 직접 만들고 싶다면 아래 글에서 견적서 구성과 수식을 단계별로 확인할 수 있습니다.
