표를 정리하다 보면 합계보다 조건에 맞는 개수가 먼저 필요할 때가 많습니다. 예를 들어 김대리 담당 건수가 몇 개인지, 서울 지역 주문이 몇 건인지, 완료 상태이면서 특정 날짜 범위에 들어가는 업무가 몇 개인지 세어야 하는 경우입니다.
이럴 때 사용하는 함수가 엑셀 COUNTIF, 구글시트 COUNTIF, 그리고 여러 조건을 함께 처리하는 COUNTIFS 함수입니다. COUNTIF는 한 가지 조건의 개수를 셀 때 쓰고, COUNTIFS는 여러 조건을 모두 만족하는 행의 개수를 셀 때 사용합니다.
COUNTIF와 COUNTIFS 차이
COUNTIF = 한 가지 조건의 개수
COUNTIFS = 여러 조건을 모두 만족하는 개수
COUNTIF와 COUNTIFS 함수 차이
두 함수는 이름이 비슷하지만 구조가 다릅니다.
| 함수 | 사용할 때 | 기본 구조 |
|---|---|---|
| COUNTIF | 조건이 1개일 때 | 범위 → 조건 |
| COUNTIFS | 조건이 여러 개일 때 | 조건범위1 → 조건1 → 조건범위2 → 조건2 |
COUNTIF(range, criteria)
COUNTIFS(criteria_range1, criteria1,
[criteria_range2, criteria2], ...)COUNTIFS는 조건 범위와 조건을 한 쌍씩 추가하는 구조입니다. 그래서 한 열만 보는 것이 아니라 담당자와 지역, 날짜와 상태처럼 여러 기준을 함께 넣을 수 있습니다.
COUNTIF·COUNTIFS 예제 데이터
이 글에서는 엑셀과 구글시트에서 같은 예제표를 사용합니다.
| 행 | A 날짜 | B 담당자 | C 지역 | D 품목 | E 상태 | F 매출액 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 2 | 2026-08-01 | 김대리 | 서울 | 노트북 | 완료 | 1,200,000 |
| 3 | 2026-08-02 | 이대리 | 서울 | 모니터 | 진행중 | 500,000 |
| 4 | 2026-08-03 | 김대리 | 부산 | 노트북 | 완료 | 900,000 |
| 5 | 2026-08-04 | 박대리 | 서울 | 키보드 | 대기 | 200,000 |
| 6 | 2026-08-05 | 김대리 | 서울 | 모니터 | 진행중 | 600,000 |
| 7 | 2026-08-06 | 이대리 | 부산 | 노트북 | 완료 | 1,100,000 |
| 8 | 2026-08-07 | 김대리 | 서울 | 키보드 | 완료 | 300,000 |
이 표를 기준으로 담당자별 건수, 완료 건수, 지역과 담당자를 함께 지정한 다중조건 건수까지 차례대로 계산하겠습니다.
COUNTIF 함수로 조건별 개수 세기
김대리 담당 건수 세기
B열의 담당자 중 김대리가 몇 번 나오는지 세려면 다음 수식을 사용합니다.
=COUNTIF(B2:B8,"김대리")| 인수 | 입력값 | 의미 |
|---|---|---|
| range | B2:B8 | 담당자를 확인할 범위 |
| criteria | "김대리" | 셀 조건 |
예제표에서 김대리는 2행, 4행, 6행, 8행에 있습니다. 따라서 결과는 4입니다.
COUNTIF는 텍스트가 몇 번 나오는지 셀 때 가장 기본이 되는 함수입니다. 담당자, 지역, 상태처럼 같은 단어가 반복되는 열에서 자주 사용합니다.
완료 상태 건수 세기
상태가 완료인 행이 몇 개인지 세려면 E열을 조건 범위로 지정하면 됩니다.
=COUNTIF(E2:E8,"완료")완료는 2행, 4행, 7행, 8행에 있으므로 결과는 4입니다.
숫자 조건으로 개수 세기
COUNTIF는 숫자 조건도 처리할 수 있습니다. 예를 들어 매출액이 500,000원 이상인 건수를 세려면 다음처럼 입력합니다.
=COUNTIF(F2:F8,">=500000")조건을 만족하는 값은 1,200,000원, 500,000원, 900,000원, 600,000원, 1,100,000원입니다. 따라서 결과는 5입니다.
비교 연산자가 들어가는 조건은 ">=500000"처럼 큰따옴표 안에 넣습니다.
수식 안에 조건을 직접 적는 방식은 간단합니다. 다만 조건을 자주 바꿔야 한다면 셀 참조로 연결하는 편이 더 편합니다.
COUNTIF 조건을 셀로 지정하기
예를 들어 H2 셀에 담당자 이름을 입력하고, 그 값에 따라 개수를 바꾸고 싶다면 다음처럼 작성합니다.
=COUNTIF(B2:B8,H2)H2에 김대리를 입력하면 결과는 4, 이대리를 입력하면 결과는 2, 박대리를 입력하면 결과는 1이 됩니다.
| H2 조건 | 결과 |
|---|---|
| 김대리 | 4 |
| 이대리 | 2 |
| 박대리 | 1 |
담당자별 요약표나 대시보드를 만들 때는 이처럼 조건 셀을 따로 두고 COUNTIF를 연결해 두면 수식을 반복해서 고치지 않아도 됩니다.
직원 근태표처럼 상태별 건수를 요약해야 하는 서식에서도 COUNTIF를 자주 사용합니다. 실제 시트 구조는 구글시트 엑셀 직원 근태관리 양식 무료 다운로드 및 사용법에서 함께 볼 수 있습니다.
COUNTIFS 함수로 다중조건 개수 세기
조건이 두 개 이상이면 COUNTIFS를 사용합니다. 예를 들어 김대리가 담당하면서 지역이 서울인 건수를 세어 보겠습니다.
=COUNTIFS(B2:B8,"김대리",C2:C8,"서울")| 인수 | 입력값 | 의미 |
|---|---|---|
| criteria_range1 | B2:B8 | 담당자 범위 |
| criteria1 | "김대리" | 담당자가 김대리 |
| criteria_range2 | C2:C8 | 지역 범위 |
| criteria2 | "서울" | 지역이 서울 |
이 조건을 모두 만족하는 행은 2행, 6행, 8행입니다. 따라서 결과는 3입니다.
COUNTIFS는 각 조건을 따로 확인한 뒤, 모두 맞는 행만 세는 방식입니다. 김대리이지만 부산인 4행은 위 수식의 결과에 포함되지 않습니다.
품목과 상태를 함께 세기
품목이 노트북이면서 상태가 완료인 건수를 세려면 다음처럼 작성합니다.
=COUNTIFS(D2:D8,"노트북",E2:E8,"완료")조건을 모두 만족하는 행은 2행, 4행, 7행입니다. 결과는 3입니다.
조건이 늘어나더라도 구조는 같습니다. 조건 범위와 조건을 한 쌍씩 뒤에 추가하면 됩니다.
COUNTIFS로 날짜 범위와 상태를 함께 세기
실무에서는 특정 기간 안에서 조건을 만족하는 건수를 세는 경우가 많습니다. 예를 들어 2026년 8월 1일부터 8월 5일까지의 데이터 중 상태가 완료인 건수를 계산해 보겠습니다.
=COUNTIFS(A2:A8,">="&DATE(2026,8,1),
A2:A8,"<="&DATE(2026,8,5),
E2:E8,"완료")해당 기간에 포함되는 행은 2행부터 6행까지이고, 그중 완료 상태는 2행과 4행입니다. 따라서 결과는 2입니다.
날짜 조건은 시작일과 종료일을 각각 따로 넣는 방식으로 처리합니다. 날짜 셀이 실제 날짜 형식으로 입력되어 있어야 결과도 정확하게 나옵니다.
업무표에서 날짜 비교나 요일 표시가 함께 필요하다면 엑셀·구글시트 날짜 자동 입력 방법, 요일 자동 표시까지 글도 같이 참고할 수 있습니다.
자주 쓰는 COUNTIF·COUNTIFS 조건 입력 방식
COUNTIF와 COUNTIFS에서는 아래처럼 자주 쓰는 조건을 그대로 넣을 수 있습니다.
| 조건 형태 | 예시 | 의미 |
|---|---|---|
| 텍스트 일치 | "김대리" |
김대리와 같은 셀 |
| 숫자 이상 | ">=500000" |
500000 이상 |
| 빈 셀 | "" |
아무 값도 없는 셀 |
| 빈 셀이 아님 | "<>" |
값이 들어 있는 셀 |
| 와일드카드 | "노트*" |
노트로 시작하는 텍스트 |
여기서 와일드카드 *는 여러 글자를 대신하고, ?는 한 글자를 대신합니다. 품목명이 길거나 일부 글자만 일치하는 항목을 세고 싶을 때 사용할 수 있습니다.
COUNTIF와 COUNTIFS에서 자주 틀리는 부분
COUNTIFS 범위 크기가 서로 다른 경우
COUNTIFS에서는 각 조건 범위의 행 수와 열 수가 서로 맞아야 합니다.
올바른 예
=COUNTIFS(B2:B8,"김대리",C2:C8,"서울")
한 범위는 B2:B8이고 다른 범위는 C2:C20처럼 길이가 다르면 #VALUE! 오류가 발생합니다. 같은 데이터 행을 기준으로 모든 조건 범위를 지정합니다.
비교 연산자와 셀 참조를 바로 붙여 쓴 경우
예를 들어 H3 셀에 기준 금액 500000이 들어 있고, 그 이상인 건수를 세고 싶다면 다음처럼 써야 합니다.
=COUNTIF(F2:F8,">="&H3)
">=H3"처럼 전체를 큰따옴표 안에 넣으면 H3를 셀 주소가 아니라 문자로 처리합니다.
COUNTIF와 COUNTA를 같은 기능으로 생각한 경우
COUNTIF는 조건에 맞는 셀의 개수를 세고, COUNTA는 값이 들어 있는 셀의 개수를 셉니다. 빈칸을 제외하고 입력된 셀 수만 확인하고 싶다면 COUNTA가 더 맞습니다.
COUNTIF로 중복 개수까지 함께 확인하려는 경우
COUNTIF는 같은 값이 몇 번 나오는지 세는 데도 사용할 수 있습니다. 예를 들어 =COUNTIF(B2:B8,B2)처럼 쓰면 B2의 값이 범위 안에 몇 번 있는지 셀 수 있습니다.
중복 표시와 중복 제거까지 함께 정리하려면 엑셀·구글시트 중복값 찾기｜중복 표시·제거하는 방법 글이 더 직접적입니다.
COUNTIF 계열 함수는 구조만 익히면 담당자별 건수, 완료 건수, 날짜 조건 건수처럼 같은 패턴을 반복해서 쓸 수 있습니다.
COUNTIF는 조건에 맞는 개수를 세는 함수이고, IF는 조건에 따라 결과를 나누는 함수입니다.
COUNTIF와 IF 함수는 어떻게 다를까?
이름이 비슷해서 헷갈릴 수 있지만 역할은 다릅니다. COUNTIF는 조건에 맞는 셀의 개수를 세고, IF 함수는 조건에 따라 서로 다른 결과를 반환합니다.
| 함수 | 주요 용도 |
|---|---|
| IF | 조건에 따라 다른 결과 표시 |
| COUNTIF | 한 가지 조건에 맞는 개수 세기 |
| COUNTIFS | 여러 조건을 모두 만족하는 개수 세기 |
조건문 자체가 익숙하지 않다면 구글시트·엑셀 IF 함수 사용법｜조건문·AND·OR 실무 예제를 먼저 보는 편이 이해하기 쉽습니다.
엑셀과 구글시트 COUNTIF·COUNTIFS 함수에서 기억할 공식
- 한 가지 조건 개수 :
=COUNTIF(범위,조건) - 여러 조건 개수 :
=COUNTIFS(조건범위1,조건1,조건범위2,조건2) - 김대리 건수 :
=COUNTIF(B2:B8,"김대리") - 매출 500000 이상 건수 :
=COUNTIF(F2:F8,">=500000") - 김대리이면서 서울인 건수 :
=COUNTIFS(B2:B8,"김대리",C2:C8,"서울") - 날짜 범위 + 완료 상태 :
=COUNTIFS(A2:A8,">="&DATE(2026,8,1),A2:A8,"<="&DATE(2026,8,5),E2:E8,"완료") - 조건을 바꿔가며 사용할 때 : 조건을 셀에 입력하고 셀 참조로 연결
조건이 하나면 COUNTIF, 여러 조건을 함께 확인해야 하면 COUNTIFS를 사용합니다. 수식을 헷갈릴 때는 먼저 조건이 몇 개인지부터 확인하면 정리하기 쉽습니다.
