엑셀·구글시트 재고관리표 만드는 방법｜입고·출고·현재고 자동계산

상품이나 자재를 관리하다 보면 처음에는 품목명과 수량만 적어두다가, 입고와 출고가 반복되면서 현재 재고가 몇 개인지 확인하기 어려워지는 경우가 있습니다.

엑셀이나 구글시트에서는 기초재고, 입고수량, 출고수량을 입력하고 간단한 수식을 넣어두면 현재고를 자동으로 계산할 수 있습니다. 입출고 내역이 많아지면 별도의 기록표를 만들고 SUMIF 또는 SUMIFS 함수로 품목별 재고를 집계할 수도 있습니다.

이번 글에서는 가장 단순한 재고관리표부터 시작해서 입고·출고 기록을 따로 관리하면서 현재고를 자동 계산하는 방법까지 차례대로 살펴보겠습니다.

재고관리표에는 어떤 항목이 필요할까?

간단한 재고관리표라면 아래 항목부터 시작할 수 있습니다.

• 상품명 또는 품목명
• 기초재고
• 입고수량
• 출고수량
• 현재고

예를 들어 아래처럼 표를 만든다고 가정하겠습니다.

상품명	기초재고	입고	출고	현재고
A상품	50	20	15	55
B상품	30	10	8	32

현재고는 처음 가지고 있던 재고에 새로 들어온 수량을 더하고, 출고된 수량을 빼서 계산합니다.

현재고 = 기초재고 + 입고 - 출고

현재고 자동 계산하기

A열에 상품명, B열에 기초재고, C열에 입고수량, D열에 출고수량, E열에 현재고를 입력한다고 해보겠습니다.

E2 셀에는 아래 수식을 입력합니다.

=B2+C2-D2

기초재고가 50개이고 20개가 입고된 뒤 15개가 출고됐다면 현재고는 55개가 됩니다.

50 + 20 - 15 = 55

수식을 아래 행까지 복사하면 각 상품의 기초재고와 입고·출고 수량을 기준으로 현재고가 자동으로 계산됩니다.

품목 수가 많지 않고 입고와 출고를 기간별 합계로만 관리한다면 이 정도 구조로도 충분합니다.

입고와 출고가 자주 발생한다면 기록표를 따로 만들기

하루에도 여러 번 입고와 출고가 발생한다면 하나의 행에서 입고수량과 출고수량을 계속 수정하는 방식은 과거 기록을 확인하기 어렵습니다.

이럴 때는 재고현황표와 입출고기록표를 따로 만드는 방식이 관리하기 편합니다.

입출고기록표는 예를 들어 아래처럼 구성할 수 있습니다.

날짜	구분	상품명	수량
2026-08-20	입고	A상품	20
2026-08-20	출고	B상품	5
2026-08-21	출고	A상품	8

이 구조에서는 한 번의 입고나 출고가 발생할 때마다 새로운 행을 추가합니다. 과거 기록을 덮어쓰지 않기 때문에 언제 어떤 상품이 얼마나 들어오고 나갔는지도 확인할 수 있습니다.

입출고 내역을 행 단위로 기록하면 이제 각 상품의 입고량과 출고량을 따로 합산해야 합니다. 이때 SUMIF 함수를 사용할 수 있습니다.

SUMIF로 상품별 입고수량 합계 구하기

입출고기록 시트에서 상품별 수량을 자동으로 합산하려면 SUMIF 함수를 사용할 수 있습니다.

예를 들어 입출고기록 시트에서 C열이 상품명이고 D열이 수량이라고 가정하겠습니다.

A상품이 입력된 모든 행의 수량을 더하려면 기본 구조는 아래와 같습니다.

=SUMIF(입출고기록!C:C,A2,입출고기록!D:D)

이 수식은 입출고기록 시트의 C열에서 재고현황표 A2에 있는 상품명을 찾고, 조건에 맞는 행의 D열 수량을 모두 더합니다.

하지만 이대로 사용하면 입고와 출고가 모두 합쳐집니다. 따라서 실제 재고관리에서는 상품명뿐 아니라 입고·출고 구분도 함께 확인해야 합니다.

SUMIFS로 입고와 출고를 각각 계산하기

조건이 두 개 이상이라면 SUMIFS를 사용하면 됩니다.

입출고기록 시트를 아래와 같이 사용한다고 가정하겠습니다.

• B열 : 구분
• C열 : 상품명
• D열 : 수량

재고현황표의 A2에 상품명이 있다면 해당 상품의 전체 입고수량은 다음처럼 계산할 수 있습니다.

=SUMIFS(입출고기록!D:D,입출고기록!C:C,A2,입출고기록!B:B,"입고")

출고수량은 마지막 조건을 '출고'로 바꿉니다.

=SUMIFS(입출고기록!D:D,입출고기록!C:C,A2,입출고기록!B:B,"출고")

이렇게 하면 입출고기록에 새로운 행을 추가할 때마다 해당 상품의 입고 합계와 출고 합계가 자동으로 다시 계산됩니다.

입출고 기록으로 현재고 자동 계산하기

재고현황표를 아래처럼 구성했다고 해보겠습니다.

상품명	기초재고	총입고	총출고	현재고
A상품	50	30	18	62

총입고와 총출고가 SUMIFS로 계산되고 있다면 현재고는 다시 간단한 수식으로 구할 수 있습니다.

=B2+C2-D2

기초재고 50개에서 총 30개가 입고되고 18개가 출고됐다면 현재고는 62개입니다.

이 방식의 장점은 입출고기록표에는 실제 발생한 내역만 계속 추가하고, 재고현황표에서는 상품별 현재 수량만 따로 확인할 수 있다는 점입니다.

현재고 계산까지 자동화했다면 재고가 일정 수량보다 적어졌을 때 별도로 표시하도록 만들 수도 있습니다.

재고가 부족하면 자동으로 표시하기

현재고가 일정 기준보다 적을 때 '발주 필요' 같은 문구를 표시하려면 IF 함수를 사용할 수 있습니다.

예를 들어 E2가 현재고이고 재고가 10개 이하일 때 발주 필요라고 표시하려면 아래와 같이 입력합니다.

=IF(E2<=10,"발주 필요","")

현재고가 10 이하이면 '발주 필요'가 표시되고, 10보다 많으면 빈칸으로 남습니다.

품목별로 적정 재고가 다르다면 별도의 열에 최소재고를 입력해 두고 비교할 수도 있습니다.

예를 들어 E2가 현재고, F2가 최소재고라면 아래처럼 작성합니다.

=IF(E2<=F2,"발주 필요","")

IF 함수의 조건식과 빈칸 처리 방법은 구글시트·엑셀 IF 함수 사용법｜AND·OR 조건 실무 예제 에서 더 자세히 확인할 수 있습니다.

상품명은 직접 입력하는 것보다 목록에서 선택하는 게 편합니다

입출고기록을 여러 번 작성하다 보면 같은 상품명을 다르게 입력하는 문제가 생길 수 있습니다.

예를 들어 같은 상품인데도 아래처럼 입력하면 서로 다른 값으로 인식될 수 있습니다.

• A상품
• A 상품
• 에이상품

재고관리에서는 상품명이 정확하게 일치해야 SUMIF나 SUMIFS 집계도 제대로 이루어집니다.

따라서 상품목록을 별도로 만들어 두고 입출고기록의 상품명은 드롭다운에서 선택하도록 설정하면 입력 실수를 줄일 수 있습니다.

이미 입력된 데이터에 같은 상품이 중복 등록되어 있는지 확인해야 한다면 엑셀·구글시트 중복값 찾기｜중복 표시·제거하는 방법 도 함께 활용할 수 있습니다.

재고관리표에서 추가하면 좋은 항목

기본 재고수량 외에도 실제 관리 목적에 따라 필요한 열을 추가할 수 있습니다.

• 상품코드
• 상품명
• 분류
• 기초재고
• 입고수량
• 출고수량
• 현재고
• 최소재고
• 발주 여부
• 매입단가
• 판매단가
• 거래처
• 비고

상품 수가 많다면 상품코드를 함께 관리하는 것도 좋습니다. 상품명이 비슷하거나 이름이 변경되더라도 고유한 상품코드를 기준으로 데이터를 연결할 수 있기 때문입니다.

재고관리표를 만들 때 자주 생기는 문제

같은 상품명이 다르게 입력된 경우

SUMIF와 SUMIFS는 조건에 입력된 값이 일치하는 데이터를 기준으로 집계합니다. 상품명에 공백이 추가되거나 철자가 다르면 같은 상품이라도 다른 품목으로 계산될 수 있습니다.

입고와 출고의 부호를 섞어서 사용하는 경우

출고수량을 음수로 기록하는 방법도 있지만, 입고와 출고를 별도의 구분값으로 관리한다면 수량은 모두 양수로 입력하는 편이 구조를 이해하기 쉽습니다.

입출고 합계만 계속 수정하는 경우

입고수량과 출고수량의 누적값만 직접 수정하면 과거에 언제 어떤 변화가 있었는지 확인하기 어렵습니다. 입출고가 자주 발생한다면 기록표를 별도로 두는 방식이 더 적합합니다.

수식을 넣은 행과 빈 행이 섞여 있는 경우

상품이 아직 입력되지 않은 빈 행에도 수식을 미리 넣어두면 0이나 불필요한 결과가 표시될 수 있습니다. 이 경우 IF 함수를 이용해 상품명이 입력된 경우에만 계산하도록 만들 수 있습니다.

=IF(A2="","",B2+C2-D2)

A2에 상품명이 없으면 빈칸으로 두고, 상품명이 입력되면 현재고를 계산하는 방식입니다.

재고관리표는 처음부터 많은 기능을 넣기보다 실제로 관리해야 하는 항목부터 만들고, 입출고 기록이 늘어날 때 필요한 기능을 추가하는 편이 관리하기 쉽습니다.

재고관리표에서 기억할 계산식

• 현재고 : 기초재고 + 입고 - 출고
• 단순 현재고 계산 : =B2+C2-D2
• 상품별 입고·출고 합계 : SUMIFS 사용
• 재고 부족 표시 : =IF(E2<=F2,"발주 필요","")

입출고가 많지 않다면 한 표에서 기초재고·입고·출고를 관리해도 충분하지만, 기록이 계속 쌓이는 업무라면 입출고기록표와 재고현황표를 분리하는 방식이 더 적합합니다.

재고가 판매나 납품으로 이어지는 업무라면 거래명세서 양식 다운로드｜구글시트·엑셀 자동계산 서식 도 함께 활용할 수 있습니다.

엑셀과 구글시트 중 어떤 프로그램으로 재고표를 만들지 고민된다면 엑셀 vs 구글시트 비교, 뭐가 더 좋을까? 실무에서 둘 다 쓰는 이유 에서 두 프로그램의 차이를 확인할 수 있습니다.